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Betriebskostenabrechnung prüfen in sechs Schritten

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Auf einer Betriebskostenabrechnung liegt ein Stift und ein Taschenrechner

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Eine hohe Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung genannt) sollte man als Mieter nicht einfach so akzeptieren, sondern immer überprüfen. Laut Erhebungen von Prüfungsunternehmen sind immerhin mehr als die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft. Wir zeigen, wie man Fehler in der Betriebskostenabrechnung schnell erkennt und Widerspruch einlegt.

  1. Datum und Zeitraum der Betriebskostenabrechnung prüfen

    Prüfen Sie, ob das Datum der Betriebskostenabrechnung zum Abrechnungszeitraum passt. Mieter müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes erhalten haben (§ 556, Abs. 3 BGB) und der Abrechnungszeitraum muss immer zwölf Monate umfassen. Die Abrechnung aus dem Kalenderjahr 2018 muss also spätestens am 31.12.2019 ankommen und nur die Betriebskosten vom 01.01.2018 bis 31.12.2018 abrechnen. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum ist dann möglich, wenn ein Mieter erst im Laufe des Jahres eingezogen ist.

  2. Umlagefähigkeit der Nebenkosten überprüfen

    Besonders wichtig ist bei der Betriebskostenabrechnung, dass es sich auch wirklich um Betriebskosten handelt und nicht um sonstige Nebenkosten. Nicht alle anfallenden Kosten darf ein Vermieter an die Mieter weitergeben. Auch bei den umlagefähigen Nebenkosten dürfen nur die abgerechnet werden, die im Mietvertrag erwähnt werden. Wenn dort generell von „Betriebskosten“ oder „sämtliche Betriebskosten“ gesprochen wird, deckt die Vereinbarung alle umlagefähigen Kosten nach Betriebskostenverordnung ab. Erwähnt der Mietvertrag aber nur einzelne Kosten, dann müssen auch nur diese bezahlt werden. Falls im Mietvertrag gar keine Betriebskosten erwähnt werden, muss der Mieter nur die Heiz- und Warmwasserkosten bezahlen. Die übrigen Kosten sind dann in der Kaltmiete enthalten. Begriffe wie „sonstige Nebenkosten“ sind zu schwammig und daher nicht zugelassen. Jede Betriebskostenposition muss explizit im Mietvertrag und in der Betriebskostenabrechnung benannt werden.

  3. Anteil an den Nebenkosten auf Fehler überprüfen

    Diese Details sollten Mieter überprüfen:

    – Höhe der Gesamtkosten
    – Verteilerschlüssel der Nebenkosten
    – Anteil des Mieters an den Gesamtkosten
    – Betrag der Vorauszahlungen (falls gezahlt)

    Mit diesen Infos kann man jetzt ausrechnen, ob der Anteil an den jeweiligen Nebenkosten stimmt. Auch hier ist der Mietvertrag wichtig, denn dort steht der Verteilerschlüssel drin. Nach diesem Schlüssel werden die anteiligen Nebenkosten ausgerechnet. Falls im Mietvertrag nichts vereinbart ist, werden die Nebenkosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet.

  4. Heizkosten prüfen

    Die Heizkosten muss man als Mieter separat prüfen, denn hier gibt das Gesetz die Verteilung der Kosten vor. Bei modernen Häusern müssen 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Bei schlecht gedämmten und vor allem älteren Mietshäusern sind 70 Prozent üblich. Der Rest der Heizkosten wird nach Wohnfläche auf die Mieter aufgeteilt (§ 7 HeizkostenV). Sollte der Vermieter die Heizkosten anders verteilen, kann man die geforderten Heizkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).

  5. Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten prüfen

    Wenn Ihnen die Betriebskostenabrechnung und die Nachforderung viel zu hoch erscheint, dann sollten Sie die Wirtschaftlichkeit prüfen. Der Vermieter ist nämlich dazu verpflichtet, bei seinen Entscheidungen ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu berücksichtigen (§ 556, Abs. 3 BGB). Wenn Sie einen Verdacht haben, müssen Sie ihn aber auch belegen können. Dafür können Sie Kostenvoranschläge von Dienstleistern aus der Region einholen und diese mit den Tätigkeiten auf der Betriebskostenabrechnung vergleichen.

  6. Optional: Belegeinsicht fordern

    Sie haben den Verdacht, dass einzelne Nebenkosten zu hoch angegeben wurden? Dann können Sie die Belegeinsicht fordern. Der Vemieter muss die Originalbelege für alle Nebenkosten aufbewahren und bei Bedarf zur Verfügung stellen. Auch hier sollte man zuerst auf das Datum schauen, denn eine Kostenposition muss nur gezahlt werden, wenn der Beleg zum Abrechnungszeitraum gehört.

    Kopien der Belege kann man als Mieter nur fordern, wenn man nicht zur Belegeinsicht erscheinen kann. Das kommt zum Beispiel dann vor, wenn der Sitz der Hausverwaltung sehr weit weg ist. Man darf aber während der Belegeinsicht Fotos von den Belegen machen. Diese Chance sollte man auch nutzen, um sich die Belege nach dem Termin in Ruhe anzuschauen. Auch die Einzelverbrauchsdaten der Mitmieter darf man als Mieter einsehen.

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Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen

Ihnen ist in der Betriebskostenabrechnung ein Fehler aufgefallen? Dann legen Sie so bald wie möglich Widerspruch ein. Nach dem Erhalt der Betriebskostenabrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit dafür. Trotzdem empfiehlt es sich, den Widerspruch innerhalb der nächsten Wochen einzulegen, denn die Zahlungsfrist für die Nachforderung ist nur 30 Tage lang. Widerspruch kann man übrigens auch dann einlegen, wenn man die Nachforderung bereits bezahlt hat. So kann man die Nachforderung in der Frist von 30 Tagen begleichen und trotzdem das Recht auf Widerspruch später noch wahrnehmen. Für den rechtssicheren Widerspruch haben Mieter zwei Möglichkeiten:

Variante 1: Widerspruch und Teilzahlung
Bei einem eindeutigen Fehler zahlt der Mieter nur den Anteil der Betriebskosten, der fehlerfrei ist und legt innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein. Stimmt der Widerspruch, muss man dann das Geld nicht vom Vermieter zurückfordern. Diese Variante lohnt sich besonders, wenn man gerade knapp bei Kasse ist oder der Fehler so offensichtlich ist, dass der Vermieter ihn direkt einsehen wird.

Variante 2: Widerspruch und Zahlung mit Vorbehalt auf Rückforderung
Der Mieter zahlt die kompletten Betriebskosten, legt aber innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein und weist auf den Fehler hin. Im Widerspruch behält sich der Mieter das Recht auf Rückforderung der Zahlung vor.

Widerspruch – Form und Nachbesserungsfrist

Egal welche Variante man wählt, den Widerspruch muss man schriftlich verfassen und begründen. Außerdem muss man beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat. Bei einer persönlichen Übergabe sollte man einen Zeugen mitnehmen oder sich vom Vermieter eine Quittung ausstellen lassen. Ohne persönliche Übergabe sollte man ein Einschreiben verwenden.

Wenn der Vemieter den Fehler einsieht, wird er eine Nachbesserung zuschicken. Die Nachbesserung muss genau wie der Widerspruch innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung beim Mieter ankommen, sonst ist sie ungültig. Falls der Vermieter den Widerspruch nicht akzeptiert, sollte man sich vom Mieterbund oder einem Anwalt beraten lassen.

Noch Fragen? Wir beantworten sie!

Welche Angaben müssen in der Betriebskostenabrechnung stehen?

– Abrechnungszeitraum
– Aufstellung der Gesamtkosten
– Erläuterung des Verteilerschlüssels
– Berechnung des Mieteranteils
– Verrechnung der Vorauszahlungen
– Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung

Welche Nebenkosten dürfen an Mieter weitergegeben werden?

– Grundsteuer
– Wasserversorgung
– Entwässerung
– Heizungs- und Abgasanlage
– Beleuchtung
– Müllabfuhr / Straßenreinigung
– Hausreinigung / Ungezieferbekämpfung
– Gartenpflege
– Hauswaschmaschine
– Kabelfernsehen / Antenne
– Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen für Gebäude und Grundstück

Welche Nebenkosten dürfen nicht abgerechnet werden?

Reparaturkosten
– Verwaltungskosten (Bankgebühren, Porto, Zinsen)
– Anschaffungs- oder Mietkosten für Müllbehälter
– Kosten, die nachweislich von nur einer Mietpartei verursacht wurden
– Kosten für die Rechtsschutzversicherung des Vermieters
– Beitrag zum Grundeigentümerverein
– Höhere Nebenkosten durch ansässige Gewerberäume

Welche Verteilerschlüssel gibt es für Betriebskosten?

– Abrechnung nach Verbrauch
– Abrechnung nach Anteil an der Wohnfläche
– Abrechnung nach Personenzahl
– Abrechnung nach Wohneinheit

Wenn der Vermieter keinen Verteilerschlüssel angibt, muss nach Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a BGB).

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer eines Grundstücks oder einer Immobilie laufend entstehen (§ 27 II. BV). Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung klar definiert.

Nebenkosten sind alle Kosten, die beim Vermieter anfallen. Dazu gehören die Betriebskosten und auch weitere Kosten, die nicht an Mieter weitergegeben werden dürfen. Beispiele sind Reparatur- oder Verwaltungskosten. Leider werden die Begriffe immer noch oft Synonym verwendet, was zu Verwirrung bei Mietern führt. Aus diesem Grund verwenden wir vor allem den Begriff Betriebskosten.

Ist eine verspätete Betriebskostenabrechnung möglich?

Ja, aber nur wenn der Vermieter keine Schuld an der Verspätung hat. Das kann zum Beispiel passieren, wenn der Energieversorger ihm die Rechnung zu spät zur Verfügung stellt.

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Bildquelle: hans12 / stock.adobe.com

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