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Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Dokumente

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Stapel mit Dokumenten

Besonders der Papierkram kann für Handwerker und Unternehmer lästig werden und von der Arbeit ablenken, die man eigentlich lieber machen würde. Den Anfang eines neuen Jahres sollte man als Handwerker daher zum Aufräumen nutzen und alte Dokumente entsorgen. Dabei muss man jedoch beachten, dass es eine Aufbewahrungspflicht für Unternehmer gibt. Wir zeigen welche Aufbewahrungsfristen Sie einhalten müssen.

Wann beginnt die Aufbewahrungfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt für ein Dokument mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Aufzeichnung gemacht wurde oder die Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen fängt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ende der Vertragslaufzeit an.

Auch die Steuerfestsetzungsfrist kann dazu führen, dass die eigentliche Aufbewahrungsfrist sich zusätzlich verlängert. Nach § 169 AO beträgt die Länge, wenn es sich nicht um Steuerhinterziehung handelt,

  • ein Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen,
  • vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Artikels 5 Nr. 20 und 21 des Zollkodexes sind. 

Bei Steuerhinterziehung verlängert sich die Festsetzungsfrist auf zehn Jahre und wenn eine Steuer nur leichtfertig verkürzt worden ist, dauert sie fünf Jahre.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Privatpersonen haben kaum gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Tatsächlich besteht zu vielen Dokumenten in unserer Liste keine ausdrückliche Aufbewahrungspflicht. Trotzdem ist es sinnvoll, die Dokumente auch über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinaus aufzuheben. Der Grund ist simpel: Sollte es später einmal zu Problemen kommen und Sie müssen vor Gericht ziehen, brauchen Sie diese Dokumente als Nachweis.

Diese Dokumente sollten Sie ein Leben lang aufbewahren

  • Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden)
  • Schul-, Hochschul- und Berufsabschlusszeugnisse
  • Ärztliche Gutachten
  • Belege und Verträge über Wohneigentum

Bis zur Rente: Unterlagen zum beruflichen Werdegang

  • Arbeitsverträge
  • Kündigungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsnachweise

Für die gesamte Laufzeit oder Gebrauchsdauer

  • Versicherungsunterlagen
  • Unterlagen zu Finanzprodukten oder Altersvorsorge
  • Belege für die Hausratsversicherung

30 Jahre Aufbewahrungsfrist

  • Gerichtsurteile
  • Mahnbescheide
  • Kreditunterlagen

5-jährige Aufbewahrungsfrist beim Hausbau

Beim Bau eines Eigenheims gilt eine Gewährleistung von fünf Jahren. Rechnungen und Belege sollten bei so einem großen Projekt auf jeden Fall aufgehoben werden, falls Sie innerhalb dieser Zeit Mängel am Objekt entdecken.

3-jährige Aufbewahrungsfrist

Kontoauszüge

Für Kontoauszüge gibt es bei den meisten Privatpersonen keine gesetzlichen Vorgaben. Trotzdem lohnt es sich, die Kontoauszüge drei Jahre lang aufzuheben, denn so lang ist laut § 195 im Bürgerlichen Gesetzbuch die sogenannte „Regelmäßige Verjährungsfrist“. So können Sie innerhalb der Verjährungsfrist auch garantiert nachweisen, dass eine Zahlung stattgefunden hat. Nur bei Privatpersonen mit jährlichen Einkünften von über 500.000 Euro müssen die Kontoauszüge sechs Jahre lang aufgehoben werden.

Auch digitale Kontoauszüge werden akzeptiert!
Die meisten Banken stellen Kontoauszüge heutzutage online als PDF-Dateien zur Verfügung und bewahren sie drei Jahre lang auf. Sie können diese Kontoauszüge auch herunterladen und auf einem separaten USB-Stick speichern, wenn Sie besonders vorsichtig sein wollen. Das sollten Sie vor einer Kontoschließung im Zuge eines Bankwechsels auf jeden Fall in Betracht ziehen. Wichtig ist, dass Sie die PDF-Datei nicht verändern und im Falle eines Nachweises immer die eigentliche Datei zuschicken. Ein Ausdruck zählt laut Finanzamt München nur als Kopie.

Die gleiche Frist gilt auch für Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Wohnungsumzug anfallen. Darunter fallen Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen und alte Mietverträge.

2-jährige Aufbewahrungsfrist für Kaufbelege & Handwerkerrechnungen

Kaufbelege unterliegen keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Wir empfehlen aber trotzdem, Quittungen bei großen Käufen zwei Jahre lang auszubewahren, denn so lange dauert die gesetzliche Gewährleistungspflicht nach § 438 BGB.

Bei Handwerkerrechnungen gibt es dagegen tatsächlich eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die auch für Privatpersonen gilt. Sie richtet sich nach § 14b im Umsatzsteuergesetz und dient dazu, Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung im Handwerk zu verhindern. Wenn das Finanzamt gegen einen Handwerker ermittelt, dienen die Rechnungen als Nachweis, dass der Handwerker nicht schwarz gearbeitet hat. Diese Frist gilt für alle Steuerzahler, egal ob Eigentümer oder Mieter.

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Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Generell sind die Aufbewahrungsfristen für Unternehmer höher als für Privatpersonen, um Steuerhinterziehung zu vermeiden. Wenn Sie besonders sicher sein wollen, können Sie einfach alle Dokumente 10 Jahre lang aufbewahren, denn das ist die höchste vorgesehene Aufbewahrungsfrist. Genau genommen gibt es aber auch hier je nach Dokument unterschiedliche Vorgaben.

10-jährige Aufbewahrungsfrist

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben

6-jährige Aufbewahrungsfrist

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

In welcher Form müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Für alle Unterlagen gilt, dass sie über den gesamten Zeitraum lesbar aufbewahrt werden müssen. Bei Thermopapier sollten Sie von den Rechnungen möglichst bald eine Kopie machen und sie aufbewahren, da das Papier leicht ausbleichen und unleserlich werden kann. Darüber hinaus gibt es auch spezifische gesetzliche Regelungen für bestimmte Dokumente:

Nach § 147 AO müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufbewahrt werden. Erhaltene Rechnungen, Handels- und Geschäftbriefe müssen nach §§ 14 & 14b UStG so aufbewahrt werden, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Eine Kopie ist also auch möglich, solange sie sich nicht vom Original unterscheidet.

Viele Rechnungen und Unterlagen kommen heutzutage nur noch digital. Das ist jedoch kein Problem für die Aufbewahrungspflicht, da hier die digitale Version das Original ist. Laut Gesetz muss aber innerhalb des Unternehmens ein Kontrollverfahren existieren, das Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellt. Wichtig ist auch, dass ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugehörigen Leistung hergestellt werden kann. Bei allen steuerrelevanten Dokumenten sollte maschinelle Auswertung möglich sein, was bei den meisten PDF-Rechnungen sowieso der Fall ist.

Welche Konsequenzen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Gegen die Aufbewahrungspflicht zu verstoßen, heißt auch automatisch gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht als Unternehmer zu verstoßen. Bei der Besteuerung liegt die Beweislast beim Unternehmen, daher kann das Finanzamt bei fehlenden Dokumenten die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Dazu kann das Finanzamt Vergleichszahlen aus der Branche heranziehen und den Steuersatz schätzen. Das alleine ist für gewöhnlich relativ teuer und kann auch eine strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen.

  • Als Straftat im Zuge einer Insolvenz nach § 283 StGB
  • Als Urkundenunterdrückung nach § 274 StGB
  • Als Verstoß gegen die Vorschriften für verschiedene Rechtsformen, z.B. § 147 GenG, § 82 GmbHG oder §§ 399 Aktiengesetz
  • Als Ordnungswidrigkeit oder auch Steuerdelikt nach §§ 370, 378 und 379 der Abgabenordnung
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