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Zeitmanagement im Unternehmen – jetzt richtig organisieren

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Zeitmanagement im Handwerksunternehmen

Zeit ist Geld – ein Sprichwort, das jedem geläufig ist und in vielen Situationen auch der Realität entspricht. Auftraggeber fordern schnelle Ergebnisse und Dienstleister müssen sich bemühen, die Vielzahl ihrer Aufgaben in kürzester Zeit zu bewältigen. Eben deshalb ist in Handwerksbetrieben ein gutes Zeitmanagement unerlässlich und bietet viele Vorteile, wie die sichere Terminplanung auch für den Kunden, eine bessere Finanzplanung und die daraus resultierende effizientere, professionelle Strukturierung Ihrer Aufgaben.

Wenn Sie als Unternehmer alles am liebsten gleichzeitig erledigen wollen, wirkt sich das negativ auf die Effizienz und Qualität der Ergebnisse aus. Fokussieren Sie sich auf das Wichtigste. Legen Sie sich eine Strategie zu. Gerade längerfristige Ziele sollten Sie nicht aus den Augen lassen. Man kann sich schnell im Tagesgeschäft verzetteln und den Überblick verlieren. 

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche 

Als Unternehmer sollten Sie die Fähigkeit besitzen oder erlernen, den Fokus auf das Wichtigste zu legen. Nur so können Sie auch produktiv arbeiten. Damit Sie Ihre Prioritäten richtig setzen können, sollten Sie Aufgaben von Wichtig nach Unwichtig durchstrukturieren: So ist beispielsweise die Beantwortung einer belanglosen E-Mail, sowie eine Meldung bei Facebook definitiv weniger wichtig, als ein Auftrag, der erledigt werden muss. Unterscheiden Sie entsprechend falsche und echte Dringlichkeiten voneinander. 

Im Voraus planen und Zeiten notieren

Um einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag zu garantieren, ist eine gute Organisation das A und O. Damit Sie Ihre Zeit besser und effektiv planen und nutzen können, nehmen Sie sich einmal täglich fünf bis zehn Minuten Zeit für Ihren Terminkalender. Dabei ist es wichtig, dass Sie alle zu erledigenden Aufgaben notieren und wie viel Zeit Sie dafür in Anspruch nehmen zu beabsichtigen. 

Ob Sie Ihren Kalender handschriftlich oder digital pflegen – sie sollten ihn jederzeit griffbereit haben. Beachten Sie außerdem, dass immer etwas dazwischen kommen kann. Dementsprechend sollten Sie auch immer Spielraum in Ihrem Arbeitsablauf einplanen. Notieren Sie auch, wie viel Zeit für das jeweilige Projekt aufgewendet wurde. Mit Hilfe einer detaillierten Zeiterfassung können Sie Aufgaben gezielt terminieren und Aufgaben sinnvoll koordinieren. Außerdem schätzen es auch Ihre Kunden, wenn Sie einen effizienten Projektbericht mit entsprechenden Zeiten vorlegen können, zeugt das von Professionalität. 

Vorausschauend planen

Sie haben mehrere Termine in einer Stadt oder Region? Versuchen Sie diese gezielt  zusammen zu legen und erledigen Sie diese an einem Tag, wenn es möglich ist. Stimmen Sie sich zeitnah mit ihren Kunden ab und notieren Sie sich dazu einen Zeitplan. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Spritkosten. 

Rechnen Sie damit, dass Sie nicht alle Termine an einem Tag bewältigen können. Teilen Sie sich die Zeit realistisch ein. Eine der wichtigsten Grundregeln ist: Nie den Tag komplett voll packen, sondern immer genügend Luft für unvorhersehbare Aufgaben einplanen. Genauso entscheidend ist es, klare Prioritäten zu setzen und als Chef Aufgaben zu delegieren.

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Mit folgenden 9 Schritten zeigen wir Ihnen wie Sie Ihre Zeit im Arbeitsalltag effizienter nutzen, sich gut organisieren und dabei den Überblick nicht verlieren.

  • Schritt 1: Tagesplanung
    Organisieren Sie Ihre Aufgaben und Termine vor Arbeitsbeginn. Was steht heute für Sie und Ihre Mitarbeiter an? Welche Terminabfolge muss beachten werden? Planen Sie Ihre Termine genau und erfassen Sie die aufgewendete Zeit für die jeweilige Aufgabe. Digitale Helfer erleichtern heute die Zeiterfassung erheblich. Alternativ kann die Tagesplanung auch handschriftlich erfolgen.
  • Schritt 2: Prioritäten setzen
    Sie als Unternehmer entscheiden, was höchste Priorität hat. Kennzeichnen Sie auf Ihrem Plan alle Tätigkeiten, die schnellstmöglich erledigt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeiter Zugang zu einem übersichtlichen Arbeitsplan erhalten. Dieser kann zentral aufgehängt oder digital versendet werden. Prioritäten können Sie durch eine gezielte Farbgebung oder Nummerierung sicherstellen.
  • Schritt 3: Zeitlimits setzen
    Setzen Sie einen festen Zeitrahmen. Dies hilft Ihnen bei einer Aufgabe zielstrebig zu bleiben. Wenn eine Tätigkeit unerwartet lange andauert, überprüfen Sie: Worin liegt die unerwartete Auftragsdauer begründet? Können hier Abläufe optimiert werden? Müssen gegebenenfalls sogar Aufträge abgelehnt werden?
  • Schritt 4: Bleiben Sie realistisch
    Kalkulieren Sie Ihr Zeitmanagement und bleiben Sie dabei realistisch. Hierzu sollten Sie sich nicht zu viel vornehmen und zu viele Aufgaben in einen Tag legen. Auch sollten Sie immer ein bisschen Luft lassen für Unvorhersehbares. Verplanen nicht nicht mehr als zwei Drittel Ihrer Zeit.
  • Schritt 5: Aufteilen von Aufgaben
    Versuchen Sie Arbeiten, die Sie nicht selbst erledigen müssen, abzugeben. Prüfen Sie stets, ob Aufgaben delegiert werden können. Zum Beispiel eignen sich Durchführungs- und Verwaltungsaufgaben können Sie getrost abgeben.
  • Schritt 6: Mit unangenehmen Aufgaben starten
    Entweder beginnen Sie den Tag direkt mit den schwierigsten Aufgaben. Wenn Sie diese erledigt haben, bessert sich die Stimmung für den Rest des Tages und die anderen Aufgaben lassen sich viel leichter erledigen.
    Wenn Sie andernfalls lieber mit einer für Sie besseren Aufgabe starten wollen, können Sie auch das tun! Dann haben Sie schon am Anfang ein Erfolgserlebnis und können mit dieser Motivation weitermachen.
  • Schritt 7: Eins nach dem anderen
    Sie haben drei priorisierte Aufgaben zu erledigen? Fangen Sie nicht alle gleichzeitig an. Gehen Sie hier Schritt für Schritt konsequent vor und erledigen Sie zunächst eine Sache, um dann mit der nächsten weiterzumachen. Sortieren Sie die wichtigen Aufgaben nach Ihren Vorlieben – erst das, was Ihnen Spaß und Freude bereitet oder lieber erst die unangenehmen Dinge?
  • Schritt 8: Auch mal ‘ne Pause gönnen
    Auch der Chef braucht eine Auszeit. Gönnen Sie sich eine Pause und schaffen Sie sich Freiräume – auch wenn es ab und zu schwer fällt. Ob nun für Sport und Hobbys oder für die Familie und Ihre Freunde. Wenn das für Sie zu kurz kommt verlieren Sie eine gesunde Balance zwischen Beruf und Privatleben.
  • Schritt 9: Den Tag als Ganzes bewerten
    Das ein oder andere hat heute vielleicht nicht wie vorgestellt funktioniert? Das ist ärgerlich aber auch nicht tragisch. Missgeschicke sollten Sie nicht überbewerten sondern konstruktiv damit umgehen und versuchen, Prozesse zu optimieren und Fehler künftig zu vermeiden. Machen Sie sich bewusst, was Sie und Ihre Mitarbeiter erreicht und geschafft haben. 

Nur so können Sie auch beruhigt und zufrieden in den Feierabend gehen. Schließlich ist morgen auch noch ein Tag.

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Bildquelle: Korn V./stock.adobe.com

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