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Vorbereitende Buchhaltung: Vorstufe für die Steuererklärung

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Die vorbereitende Buchhaltung sollte man früh angehen

Steuerzentrale des Unternehmens – die Buchhaltung

Das komplexe Steuergesetz in Deutschland führt dazu, dass auch der Buchhaltung als Schaltstelle zwischen Unternehmen und Finanzamt umfangreiche Aufgaben zukommen. Unabhängig von der Größe des Unternehmens und der Art der Firmenform steht die Buchhaltung in der Verantwortung, die Unterlagen, die für die Steuer von Bedeutung sind, vollständig und ordnungsgemäß ihrer Steuererklärung zugrunde zu legen. Die so genannte vorbereitende Buchhaltung bezeichnet die Vorstufe zur Steuererklärung unabhängig davon, ob diese im Unternehmen selbst oder durch einen Steuerberater ausgeführt wird. Für die Erfüllung der vorbereitenden Buchhaltung in jeder Ausführungsvariante ist eine gute Organisation und eine durchgehend sorgfältige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen durch die Buchhaltung äußerst wichtig.

Ein Blick auf die vorbereitende Buchhaltung

Zur vorbereitenden Buchhaltung gehören alle Arbeiten in der Buchhaltung, die die steuerlich relevanten Unterlagen für die Ausführung der Steuererklärung vorbereiten. Die vorbereiteten Buchhaltungsunterlagen übernimmt im zweiten Schritt der Steuerberater oder der Buchhalter zur Ausführung der verschiedenen Steuererklärungen. Die vorbereitende Buchhaltung sollte in beiden Fällen vollständig, fehlerfrei und nachvollziehbar organisiert sein, um Missverständnisse, Nachfragen und Verzögerungen bei der Bearbeitung der Steuererklärung im Vorfeld auszuschließen. Welche Arbeiten die vorbereitende Buchhaltung im Detail übernimmt, kann im Vorfeld mit dem Steuerberater oder dem Mitarbeiter, der die Steuererklärung im Unternehmen anfertigt, abgesprochen und festgelegt werden.

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Der Aufgabenbereich der vorbereitenden Buchhaltung

Die zentrale Aufgabe der vorbereitenden Buchhaltung liegt in der Aufbereitung der Unterlagen, die für die Steuererklärung notwendig sind. Hierfür sind die folgenden Arbeiten zu erledigen:

Belege vorsortieren

Beim Vorsortieren von Belegen ordnet die Buchhaltung im ersten Schritt die Kontoauszüge. Diese werden nach Bankkonten zusammengefasst und nach Datum chronologisch sortiert. Den einzelnen Kontobewegungen werden im zweiten Schritt die dazu gehörenden Belege zugeordnet. Belege, die den Kontobewegungen beigeordnet werden, können entweder Ausgangsrechnungen oder Lieferantenrechnungen sein. Bargeldabhebungen fließen in das Kassenbuch ein.

Geschäftsvorfälle verbuchen und kontieren – das Kontensystem

Für das Verbuchen und Kontieren nutzt die Buchhaltung ein vorbereitetes Kontensystem. Das Kontensystem stellt das Gerüst der Buchhaltung dar. Es besteht aus vielen verschiedenen Konten, die eine bestimmte Bezeichnung und eine festgelegte Nummer tragen. Bei der Kontierung werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in einem Buchungssatz beschrieben. Der Betrag einer eingehenden oder ausgehenden Kontobewegung wird in Form eines Buchungssatzes im Kontensystem der Buchhaltung eingetragen. Jeder Betrag kommt dabei in ein entsprechendes und zutreffendes Konto. Auf den Beleg vermerkt die Buchhaltung sowohl das Konto, dem sie den Betrag zugewiesen hat, als auch den Betrag und die übergeordneten Kostenstellen.

Eigene Rechnungen buchen

Die Buchhaltung stellt nach der Lieferung oder Leistung des eigenen Unternehmens eine Rechnung. Nach dem Versand der Rechnung wird der Rechnungsbetrag auf das entsprechende Konto eingebucht, das die Rechnung als offen ausweist. Sobald die Rechnung bezahlt ist, trägt die Buchhaltung den erhaltenen Betrag mit dem entsprechenden Buchungssatz erneut im Kontensystem ein und weist ihn als beglichen aus.

Lieferantenrechnungen buchen

Die Buchung von Lieferantenrechnungen folgt dem gleichen Prinzip wie die Buchung der Ausgangsrechnungen. Auch hierfür wird zunächst der offene und später der bezahlte Betrag mit einem entsprechenden Buchungssatz den zugehörigen Konten zugewiesen.

Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bearbeiten

Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, müssen für jeden ihrer Angestellten monatlich eine Lohnsteuererklärung an das Finanzamt übermitteln und die entsprechenden Beträge abführen. Für die Ermittlung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge ist das Unternehmen verantwortlich. Um die Lohnsteuerbeträge zu ermitteln, erhebt die Buchhaltung zentrale Daten von den Angestellten. Auf Basis der Daten stellt sie die für jeden Mitarbeiter zutreffende Lohnsteuerklasse sowie den Kinderfreibetrag fest und ermittelt hieraus die zu bezahlende Lohnsteuer. Die Sozialversicherungsbeiträge werden ebenso durch die Buchhaltung auf Basis weiterer individueller Mitarbeiterdaten ermittelt und an die zuständigen Träger abgeführt.

Reisekostenabrechnung erstellen

Die vorbereitende Buchhaltung ist auch für die Reisekostenabrechnung zuständig. Hierfür trägt sie die Ausgaben, die während einer Dienstreise für einen Mitarbeiter oder für die Geschäftsleitung angefallen sind zusammen. Die Buchhaltung prüft, ob die Ausgaben in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden können oder nicht. Denn die Reisekostenabrechnung nimmt nur diejenigen Kosten auf, die steuerlich geltend gemacht werden können. Danach erstellt sie die Reisekostenabrechnung, um sie entsprechend zu verbuchen.

Unterlagen für die Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten

Jedes Unternehmen hat neben der Abgabepflicht zur jährlichen Umsatzsteuer auch eine Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung. Wer nicht von der Umsatzsteuervoranmeldung ausgenommen ist, hat diese entweder vierteljährlich oder monatlich zu erstellen und an das Finanzamt zu übermitteln. Die vorbereitende Buchhaltung trägt für die Umsatzsteuervoranmeldung alle Unterlagen zusammen, die hierfür relevant sind. Rechnungen des Unternehmens werden dabei nach ihren verschiedenen Steuersätzen zusammengestellt und geordnet, um danach die vereinnahmten Steuerbeträge nach Steuersätzen zu ermitteln. Für den Vorsteuerabzug stellt die vorbereitende Buchhaltung die Eingangsrechnungen zusammen, um auch aus ihnen die bezahlte Umsatzsteuer zu ermitteln. Aus der Differenz beider Beträge errechnet sich die zu bezahlende Umsatzsteuer, die dann an die Finanzkasse ausbezahlt wird.

Aufgaben, die der Steuerberater übernehmen kann

Die Arbeiten, die die vorbereitende Buchhaltung erledigen kann und die Aufgaben, die der Steuerberater anbietet, überschneiden sich. Der Steuerberater kann zum Beispiel das Kontieren und Verbuchen von Belegen übernehmen. Auch ihre Lohnbuchhaltung übertragen viele Unternehmen einem externen Dienstleister. Für die Umsatzsteuervoranmeldungen können dem Steuerberater auch lediglich Kontoauszüge und Rechnungen übergeben werden, aus denen er die Umsatzsteuerschuld ermittelt. Daneben kann der Steuerberater den Jahresabschluss vorbereiten, Abschreibungen buchen, die Jahressteuererklärungen anfertigen und Bilanzen erstellen. Daher erfordert die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater eine genaue Absprache darüber, welche Aufgaben die vorbereitende Buchhaltung übernimmt.

Über den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul- Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.

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