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Betriebsprüfung: So schützen Sie sich vor dem Finanzamt

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Ordner mit Steuerdokumenten liegen vor einem Betriebsprüfer

Letzte Aktualisierung am 24. April 2020 von Max Lehmann

Außenprüfungen der Finanzämter (umgangssprachlich Betriebsprüfung) sind immer sehr stressig für Unternehmer und ihre Mitarbeiter. Leider stehen Handwerksbetriebe bei den Finanzämtern besonders im Fokus, also muss man als Handwerker gut vorbereitet sein. Wir zeigen, wie man die Dauer der Betriebsprüfung verkürzt und Problemen vorbeugt.

Wie oft kommt es zur Betriebsprüfung?

Wie wahrscheinlich eine Betriebsprüfung ist können Sie tatsächlich ganz gut selbst abschätzen, denn das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr die Daten zur letzten Betriebsprüfung auf seiner Website. Die Wahrscheinlichkeit hängt vor allem von der Größe des Unternehmens ab.

GrößenklasseAnzahl aller Betriebe Geprüfte Betriebe Anteil in %
Großbetriebe186.33940.17321,6
Mittelbetriebe792.32650.2516,3
Kleinbetriebe1.191.43838.4293,2
Kleinstbetriebe5.646.19860.1201,1
Summe7.816.301188.9732,4
Anzahl der Betriebe nach Größenklassen im Berichtszeitraum 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018

Man sieht hier schnell, dass Kleinbetriebe und Kleinstbetriebe seltener überprüft werden. Trotzdem sollte man das auf gar keinen Fall als Ausrede für schlechten Umgang mit Steuerangelegenheiten nehmen. Gerade bei kleinen Betrieben gibt es immerhin auch sehr viel weniger zu tun und auch hier kommt man um eine sorgfältige Steuererklärung nicht herum.

BetriebsmerkmaleGroßbetriebe MittelbetriebeKleinbetriebe
Umsatzerlöse4.800.000560.000190.000
oder steuerlicher Gewinn über280.00062.00040.000
Einteilung der Größenklassen bei Fertigungsbetrieben

Mögliche Auslöser für die Betriebsprüfung

Nicht eingehaltene Fristen
Unternehmer, die regelmäßig die Steuererklärung zu spät abgeben, Steuernachzahlungen nicht rechtzeitig zahlen oder andere Fristen versäumen, stehen besonders im Fokus der Steuerbeamten.

Abweichungen zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung
Je nach Betrieb wird die Umsatzsteuervoranmeldung jeden oder alle drei Monate eingereicht. Die Umsatzsteuererklärung einmal jährlich. Starke Abweichungen können die Finanzbeamten skeptisch machen und eine Betriebsprüfung auslösen.

Hohe Umsatzsteuererstattung
Bei hohen Ausgaben sollten immer alle Belege vorlegen, sonst werden die Beamten skeptisch.

Starke Schwankungen: Hohe Gewinne oder Verluste mehrere Jahre in Folge
Bei ausbleibendem oder plötzlich sehr viel schlechterem Gewinn fragt das Finanzamt auch gerne nach dem Grund. Sowohl sehr gute Jahre, als auch große Projekte mit hohem Kapitaleinsatz und steuerrelevanten Ausgaben können eine Betriebsprüfung auslösen.

Änderung der Rechtsform
Änderungen der Rechtsform oder Verträge mit neuen Gesellschaftern sollten Sie immer mit dem Steuerberater besprechen und diese sollten vor dem Finanzamt begründet werden können.

Meldungen von anderen Behörden
Finanzämter tauschen sich nicht nur untereinander aus, sondern auch mit anderen Behörden. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung werden diese Behörden das Finanzamt einschalten und eine Betriebsprüfung kann nötig sein.

Hohe Nachzahlungen
Hohe Nachzahlungen von der vergangenen Betriebsprüfung erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit für eine zukünftige.

Losverfahren
Auch bei Kleinbetrieben und komplett ohne Anlass kann das Finanzamt eine Betriebsprüfung einfach durch das Losverfahren durchführen. Das ist wichtig, damit die Unternehmen ihr Verhalten nicht an die nächste Betriebsprüfung anpassen und permanent sorgfältig mit Steuerangelegenheiten umgehen. Genaue Zahlen veröffentlichen die Finanzämter nicht.

Kassennachschau
Fallen bei der Kassennachschau verdächtige Unregelmäßigkeiten auf, kann der Prüfer sofort und ohne Prüfungsanordnung zu einer Betriebsprüfung übergehen.

Was wird überprüft?

Genau sagen kann man das nicht. Die Details der Prüfung hängen immer vom Finanzamt, dem Betrieb, dem Prüfer und dem Grund für die Betriebsprüfung ab. Es gibt jedoch bestimmte Schwerpunkte, auf die bei jeder Prüfung geachtet wird. Auch verschiedene Arten der Betriebsprüfung sind möglich – zum Beispiel mit Fokus auf Lohn- oder Umsatzsteuer. Um welche Art der Betriebsprüfung es sich handelt erfahren Sie in der Prüfungsanordnung, die dem Steuerpflichtigen vor Beginn der Prüfung zugeschickt wird.

Rechnungen
Rechnungen müssen immer die Formvorschriften einhalten und Betriebe müssen die Aufbewahrungsfristen einhalten. Außerdem müssen elektronische Rechnungen manipulationssicher gespeichert werden.

Rückstellungen
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten mindern den Gewinn und können zu hohen Ersparnissen bei der Steuer führen. Vor der Ansetzung sollte man also mit dem Steuerberater über die angebrachte Höhe reden und diese Höhe sollte man vor dem Betriebsprüfer auch gut begründen können.

Geschäftswagen
Bei der Versteuerung von Fahrtkosten wird besonders auf den Eigenverbrauch von PKWs geachtet. Besonders häufig kommt es zu Problemen, wenn Tankbelege oder Werkstattrechnungen nicht zum Fahrtenbuch passen. Bei Poolfahrzeugen gehen die Beamten zum Beispiel automatisch von einer fehlenden Versteuerung aus, wenn keine Fahrtenbücher geführt werden. Geht man hier nicht sorgsam vor, kommt es schnell zu hohen Steuernachzahlungen oder sogar Steuerstrafverfahren.

Inventar und Bestände
Auch auf die Bestände und die Bewertung der Bestände werfen die Finanzbeamten einen genaueren Blick. Die Inventur im Handwerksbetrieb ist sehr wichtig und sollte sorgfältig durchgeführt werden. Für die Bewertung der Bestände und des Umlaufvermögens ist eine Rücksprache mit dem Steuerberater sehr wichtig.

Bewirtung
Die Weihnachtsfeier steht an oder das Unternehmen kümmert sich um das Mittagessen? Dann sind Belege Pflicht und auch zusätzliche Notizen helfen weiter. Das Finanzamt muss immer den Umfang, den Anlass und die Teilnehmer kennen.

Geschenke
Bei Geschenken sollte man als Unternehmer besonders vorsichtig sein. Geschenke für Geschäftspartner sind maximal bis 35 Euro netto zulässig, wenn sie als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Wichtige Details, die man sich notieren sollte:

  • Anlass für das Geschenk
  • Verhältnis des Empfängers zum Betrieb
  • Position innerhalb des Unternehmens

Schon ab Geschenken im Wert von 50 Euro können die Finanzbeamten einen Verdacht auf Korruption haben und ein Strafverfahren einleiten, ganz besonders wenn die Geschenke häufiger vorkommen. Dieser Bereich ist außerdem eng verbunden mit Reisekosten und der Bewirtung externer Mitarbeiter. Belege sind für die Vermeidung von Strafen sehr wichtig.

Verträge mit nahen Angehörigen
Bei Verträgen mit nahen Angehörigen ist der Fremdvergleich sehr wichtig. Dabei wird der Vertrag mit den Bedingungen verglichen, die bei fremden Dritten üblich wären. Unbegründete Bevorteilung von Angehörigen kann bei der Betriebsprüfung Probleme machen. Verträge mit Angehörigen müssen rechtswirksam sein und genau eingehalten werden.

Einlagen und Entnahmen
Einlagen vom Privat- ins Firmenvermögen sind generell nichts Ungewöhnliches. Skeptisch werden die Finanzämter nur, wenn der Firmenchef über ein geringes Vermögen verfügt. Dann fragen sich die Beamten, woher das Geld kommt. Betriebliche und private Vermögen sollte man möglichst trennen, Änderungen gut dokumentieren und belegen.

Auslandsgeschäfte
Da Auslandsgeschäfte durch die EU auch für kleine und mittelgroße Betriebe nichts Ungewöhnliches mehr sind, sind auch die Betriebsprüfer hier besonders geschult.

Nachfolge im Betrieb
Bei Unternehmensnachfolgen handelt es sich um eine Übertragung von großen Werten. Insofern ist es nicht verwunderlich, dass die Betriebsprüfer auch hier besonders in Bezug auf die Erbschaftssteuer genauer hinschauen.

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Wichtige Dokumente für die Betriebsprüfung

Spontane Betriebsprüfungen werden zwei bis vier Wochen vorher angekündigt. Sie können diese Zeit also sehr gut nutzen, um die relevanten Unterlagen zu sortieren. Wichtig sind für das Finanzamt nur die Unterlagen, die auch steuerlich relevant sind! Andere Dokumente sollten Sie also separat abspeichern. Diese Dokumente sind für die Betriebsprüfung wichtig:

  • Buchungsbelege
  • Kassenbuch
  • Arbeitsverträge und Verträge mit Angehörigen
  • Fahrtenbücher für den Prüfungszeitraum
  • Gesellschaftsverträge
  • Darlehensverträge

Checkliste für die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

  1. Ist der Steuerberater von Anfang an mit dabei?
  2. Haben Sie alle steuerrelevanten Unterlagen gut sortiert?
  3. Sind andere Unterlagen getrennt von den steuerrelevanten aufbewahrt?
  4. Steht ein Raum für die Betriebsprüfung zur Verfügung?
  5. Sind die Mitarbeiter eingewiesen worden?
    1. Mitarbeiter dürfen keine Details mit dem Prüfer besprechen!
    2. Small Talk ist okay
  6. Wurde dem Steuerprüfer ein Ansprechpartner mitgeteilt?

Punkt 1 ist besonders wichtig, denn der Betriebsprüfer kann die Betriebsprüfung auch unterbrechen, wenn seine Fragen nicht vernünftig beantwortet werden können oder es Ungereimtheiten gibt. Im schlimmsten Fall kommt der Betriebsprüfer dann überhaupt nicht mehr und schaltet direkt die Bußgeld- und Strafsachenstelle oder sogar die Steuerfahndung ein. Spätestens wenn der Betriebsprüfer plötzlich nicht mehr auftaucht, müssen Sie sich also Hilfe von einem professionellen Steuerberater holen. Damit das erst gar nicht passiert, sollte von Anfang an einer dabei sein.

Richtiges Verhalten während der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung findet im Normalfall in der Firma statt. Dem Prüfer können Sie ohne Bedenken eine Tasse Kaffee oder Tee anbieten, aber Geschenke oder ähnlich überschwängliche Gesten sind selbstverständlich nicht akzeptabel. Die Betriebsprüfung kann aber auch beim Steuerberater durchgeführt werden, wenn kein Raum verfügbar ist. Das ist besonders für Solo-Selbstständige und kleine Handwerksbetriebe gut zu wissen.

  1. Steuerberater sollte bei der Anfangsbesprechung dabei sein
  2. Mitarbeiter dürfen keine Auskunft geben, weil sie leicht etwas falsches sagen könnten
  3. Komplette Transparenz bei Geschäftsabläufen und Berechnungsgrundlagen

Betriebsprüfer orientieren sich oft an Durchschnittswerten, von denen einzelne Betriebe leicht abweichen. Das ist auch der Grund dafür, dass Punkt 3 so wichtig ist. Wenn man von sich aus transparent ist und alle Abweichungen gut erklären kann, kann man Missverständnisse verhindern. Für die Handwerksbranche gibt es aber auch viele spezialisierte Betriebsprüfer, die Abweichungen besser nachvollziehen können.

Muss der Prüfer die Betriebsprüfung ankündigen?

Die normale Betriebsprüfung nach der Abgabenordnung muss zwei bis vier Wochen vorher angekündigt werden. Diese Art der Prüfung ist vor allem für Kleinbetriebe und Mittelbetriebe relevant, die keinen großen Umsatz machen und deshalb nicht regelmäßig überprüft werden.

Die Lohnsteuer-Außenprüfung, Umsatzsteuer-Nachschau und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung müssen nicht angekündigt werden! Auch beim Verdacht auf eine Steuerstraftat muss das Finanzamt nichts ankündigen.

Regelmäßige Prüfungen gibt es bei Großbetrieben, die im Jahr mehr als 4,8 Millionen Euro umsetzen. Auch bei Mittelbetrieben kann eine regelmäßige Prüfung erfolgen, aber wesentlich seltener – für gewöhnlich einmal pro Dekade.

Sonderprüfungen
Üblicherweise reichen Außenprüfungen der Finanzämter vier Jahre bei Großbetrieben zurück und drei Jahre bei Mittelbetrieben. Sonderprüfungen können aber noch weiter zurückreichen!

Dauer der Betriebsprüfung ist Abhängig vom Unternehmen

Die Dauer der Betriebsprüfung hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei kleinen Betrieben kann das Finanzamt schon nach zwei Tagen mit der Prüfung fertig sein. Darauf folgt eine Schlussbesprechung von einem Tag.

Das handwerk magazin nennt bei mittelständischen Firmen rund zehn Arbeitstage als Orientierungswert, doch offizielle Daten zur üblichen Dauer gibt es leider nicht. Durch diese Ungewissheit ist es umso wichtiger für Unternehmer, die Betriebsprüfung möglichst einfach zu machen und die Dauer so kurz wie möglich zu halten.

Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung

Nach der eigentlichen Betriebsprüfung gibt es auch noch eine Schlussbesprechung, auf die Sie auf gar keinen Fall verzichten sollten. Diese Besprechung gibt Ihnen die Möglichkeit, Fragen der Betriebsprüfer zu beantworten und zu verhandeln. Hier sollte aber zur rechtlichen Absicherung auch der Steuerberater unbedingt dabei sein, denn ein nicht aufgeklärter Verdacht der Steuerprüfer kann schnell zum Steuerstrafverfahren führen. Alle Beanstandungen der Steuerprüfer sollten schriftlich festgehalten werden, um zu jeder sorgfältig Stellung nehmen zu können. Das hilft auch dabei, die nächste Betriebsprüfung weniger stressig zu machen.

Steuernachzahlung und Verzugszinsen bei der Betriebsprüfung

Die Verzugszinsen bei Steuernachzahlungen sind besonders hoch und liegen bei 0,5 Prozent pro Monat, also sechs Prozent pro Jahr. Ein Grund mehr, es lieber gar nicht erst soweit kommen zu lassen. Übrigens kann eine Steuernachzahlung auch dadurch ausgelöst werden, dass sich das Finanzamt mit dem Steuerbescheid oder der Betriebsprüfung Zeit lässt. Sie können in diesem Fall aber auch Einspruch einlegen, wenn er sich gut begründen lässt.

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Bildquelle: rogerphoto / stock.adobe.com

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