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Jahresabschluss – Was ist das und wie erstellt man ihn?

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Definition – Was ist ein Jahresabschluss?

Mit dem Jahresabschluss schließen Unternehmen die Buchführung eines Geschäftsjahres ab. Man findet dort das Geschäftsergebnis des vergangenen Geschäftsjahres und das Betriebsvermögen. Damit dient er auch als Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens. Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist ein mängelfreier Jahresabschluss unbedingt nötig. Die Rechtsgrundlage für den Jahresabschluss ist § 242 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Die Abschlussbilanz gibt auch Gläubigern Auskunft über die Ertragslage, Schulden und die gesamtwirtschaftliche Situation des Betriebs.

Wichtigste Infos auf einen Blick:

  • Der Jahresabschluss schließt die Buchführung eines Geschäftsjahres ab und gibt Auskunft über Erfolg und Vermögen und ist Grundlage für die Besteuerung
  • Verpflichtet sind alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind
  • Manche Unternehmen müssen den Jahresabschluss beim Bundesanzeiger veröffentlichen
  • Rechtsgrundlage für den Jahresabschluss ist das Handelsgesetzbuch

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Einen Jahresabschluss müssen alle Kaufleute und Unternehmen erstellen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Das sind:

  • Personengesellschaften
  • Kapitalgesellschaften

Freiberufler und Kleinunternehmer müssen nicht im Handelsregister eingetragen werden und deswegen auch keinen Jahresabschluss erstellen. Bei ihnen reicht die einfache Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Für andere Einzelunternehmen oder Einzelkaufleute spielen Umsatz und Gewinn eine wichtige Rolle. Sie müssen nur einen Jahresabschluss erstellen, wenn sie in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mehr als 600.000 Euro Umsatz machen oder 60.000 Euro Gewinn.

Inhalt des Jahresabschlusses

Jeder Jahresabschluss muss mindestens eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung beinhalten (GuV). Bei Kapitalgesellschaften kommt noch ein Anhang dazu und manchmal muss ein Lagebericht eingefügt werden. Am strengsten sind die Vorgaben für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften – also Firmen, die auch an der Börse sind.

Einzelkaufleute und Personengesellschaften – Bilanz und GUV

Kapitalgesellschaften – Bilanz, GUV, Anhang und optionaler Lagebericht

Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften – Bilanz, GUV, Anhang, Lagebericht, Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel, (Segmentberichterstattung)

Jahresabschluss erstellen

Wie bei vielen unternehmerischen Tätigkeiten ist auch hier das wichtigste eine gute Vorbereitung und alle nötigen Unterlagen sollten gut sortiert sein. Um die hier genannten Punkte muss man sich immer kümmern:

Vorbereitung

  • Abschreibungen
    Anschaffungen verlieren jedes Jahr an Wert und werden als Abschreibungen ermittelt. Sie mindern das Anlagevermögen.
  • Forderungen
    Offene Forderungen auf Bonität prüfen und bei hohem Risiko für einen Zahlungsausfall als Einzelwertberichtigungen buchen.
  • Inventur
  • Vollständiges Fahrtenbuch
  • Ordnungsgemäße Buchführung, korrekte und nachvollziehbare Belege
  • Rücklagen einstellen
  • Verträge

Erstellung

  1. Hauptkonten und Unterkonten abschließen
    Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung werden verschiedene Geschäftsvorgänge in verschiedene Unterkonten gebucht. Für den Jahresabschluss werden diese Unterkonten wieder im zugehörigen Hauptkonto zusammengeführt. Anschließend kann man die Salden ziehen und in die Bilanz übertragen.
  2. Abschlussübersicht
    In der Abschlussübersicht listet man alle Anfangs- und Endbestände auf – sortiert nach Bestands- und Erfolgskonten.
  3. Feststellung
    Die Feststellung wird vom gesellschaftlichen Vertreter durchgeführt. Wer das ist, hängt von der Unternehmensform ab. Es kann zum Beispiel der Gesellschafter oder der Aufsichtsrat sein.

Fristen für den Jahresabschluss

Auch die Fristen hängen von der Rechtsform und der Unternehmensgröße ab. Das Handelsgesetzbuch bleibt bei der Vorgabe in § 243 Abs. 3 HGB leider ziemlich allgemein und schwammig: „Der Jahresabschluß ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen.“

Fristen für Einzelunternehmen und Personengesellschaften

Hier haben sich sechs bis neun Monate als „ordnungsmäßig“ durchgesetzt. Er muss also spätestens neun Monate nach Ende des Geschäftsjahres fertig sein, auf das er sich bezieht.

In der Regel wird er jedoch gleichzeitig mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Die Frist für die Steuererklärung ist bei einer selbstständigen Abgabe der 31. Juli. Hilft ein Steuerberater oder ein Lohnsteuerhilfeverein verlängert sie sich auf den letzten Februartag im nächsten Jahr. Diese Frist kann man jedoch getrost ignorieren, da man dann die neun Monate überschreiten würde.

Fristen für Kapitalgesellschaften

Bei Kapitalgesellschaften sind die Fristen in § 264 Abs. 1 HGB und § 267 sehr genau vorgegeben. Sie richten sich nach der Bilanzsumme, dem Umsatz und der Anzahl der Mitarbeiter.

GrößenklasseBilanzsumme (€)Umsatz (€)MitarbeiterFrist
Kleinst KG< 350.000< 700.000< 106 Monate
Kleine KG350.000 – 6 Mio.700.000 – 12 Mio.10 – 506 Monate
Mittelgroße KG6 – 20 Mio.12 – 40 Mio.50 – 2503 Monate
Große KG> 20 Mio.> 40 Mio.> 2503 Monate
Größenklassen von Kapitalgesellschaften und Fristen für den Jahresabschluss.

Nur eine dieser Anforderungen muss erfüllt sein, damit man ein Unternehmen einer dieser Klassen zuordnen kann. Ein Unternehmen ist mit über 40 Mio. Euro Umsatz immer eine Große KG, egal wie hoch die Bilanzsumme ist und wie viele Mitarbeiter es hat.

Wer muss den Jahresabschluss veröffentlichen?

Manche Unternehmen müssen den Jahresabschluss nicht nur erstellen, sondern auch beim Bundesanzeiger veröffentlichen. Sie sind damit für jeden sichtbar. Dazu gehören:

  • Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
  • Banken
  • Eingetragene Genossenschaften
  • Versicherungen
  • Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
  • Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z.B. GmbH & Co. KG)

Rechtsgrundlage:
§ 325 HGB für Kapitalgesellschaften
§ 264a HGB für Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter
§ 1 Publizitätsgesetz für andere Unternehmen bestimmter Größenklassen, wenn sie mindestens zwei dieser Merkmale erfüllen: > 65 Mio. Bilanzsumme, > 130 Mio. Euro Umsatz, > 5000 Arbeitnehmer

Was muss veröffentlicht werden?

Wie bei den Fristen hängt das auch hier wieder von der Betriebsgröße ab. Große Kapitalgesellschaften müssen alle Unterlagen veröffentlichen, also Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht und Bericht des Aufsichtsrates.

Das gleiche gilt für Mittelgroße Kapitalgesellschaften. Bei der Bilanz gibt es für sie jedoch auch Erleichterungen nach § 327 HGB.

Kleine Kapitalgesellschaften müssen nur eine verkürzte Bilanz und einen Anhang veröffentlichen. Bei Kleinst-KG reicht sogar eine Hinterlegung der verkürzten Bilanz. Dabei wird die Bilanz zwar beim Bundesanzeiger hinterlegt, ist aber nicht öffentlich einsehbar. Die Hinterlegung kostet ungefähr 30 Euro.

Rechtsgrundlage: § 325 HGB

Jahresabschlussprüfung

Größere Unternehmen sind dazu verpflichtet, den Jahresabschluss vor der Veröffentlichung von einem Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen. Folgende Unternehmen sind dazu verpflichtet:

  • Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften und ihre KapCo-Gesellschaften
  • Im Publizitätsgesetz genannte sehr große Unternehmen
  • GmbHs, die einen entsprechenden Vermerk in ihrer Satzung stehen haben

Bei der Jahresabschlussprüfung wird die Einhaltung aller wichtigen Vorschriften geprüft: Werden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten? Die relevanten Gesetze, zum Beispiel das HGB? Werden Gesellschaftsvertrag und Satzung eingehalten?

Bild: Friedberg / stock.adobe.com

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